導入事例 企業様インタビュー
導入の経緯について
――導入の経緯についてお話を伺えますか
最初にクリックスさんの営業担当の方とお会いした理由は、社会保険関連の手続きが電子化できる「ろうむ in one」というPay-Lookとは別の商品の説明でした。
当社は4年程前から他社のサービスを使用して給与明細をウェブ化しておりましたので、当初はPay-Lookを導入するつもりはありませんでした。電子申請ソフトのデモのついでということで、
Pay-Lookの説明も伺ったところ、私の上司が先に関心を持ち、特にコスト面での優位性がありましたので前向きにシステムの入れ替えを検討いたしました。その結果、電子申請ソフトよりも先に、
Pay-Lookが導入されることになりました。
私としましては、コストや操作性はもちろんですが、まずはユーザー画面が好印象でした。画面レイアウトや可愛らしいアイコンが明るいイメージで見やすいと思いました。
従来の画面は、機械的で単調な印象でしたので、デザインがポップなほうが親しみやすく愛着が湧くという感じです。従業員がログインしたくなるようなデザインですね。
また、災害対策掲示板の機能もあるため、以前よりも従業員の関心度が高まったと思います。
――Pay-Lookを選定したポイントを教えてください。
コストも大事ですが、災害掲示板の機能が付いていることも導入の決め手となりました。
2011年の東日本大震災以降、緊急時の安全対策については強化をしてまいりました。当社にはグループ全体で全国に1万人以上の従業員がおりますので、生徒さんの安全はもちろんのこと、
従業員の皆さんの安全管理も大切です。そのため、有事の際の緊急メール配信システムを別途導入しておりました。
こちらも他社のサービスを利用していたのですが、Pay-Lookの標準機能として提供されていたことと、何かあった際にはメールではなく普段アクセスしている給与明細システムのWebを通して、
無事であることを登録したり、コメントを書き込むことができる点が大きなメリットであり、また、従業員情報のメンテナンスも重複して行う必要がなくなることから、
緊急メール配信システムについてもPay-Lookへ切り替えることになりました。
また当社には派遣の方や他社から出向されている方、業務委託の方など直接雇用ではないスタッフの方もいらっしゃいます。そういった当社側で給与明細を発行しない方々でも
安否確認システムだけを利用することができますので、当社で働く皆さんにメールアドレスを登録していただき、有事の際に災害対策のメールを配信する体制が整っている状態です。
導入後の効果・メリット
――Pay-Lookのメリットをお教えください。
管理者側からの利点としては、管理者IDの権限設定が細かくできることです。
当社では、人事担当以外の部署には、給与明細や個人情報の閲覧権限を制限して必要な情報のみの閲覧が可能なIDを付与しております。
例えば、安全対策部門の方には、災害掲示板の安否確認機能や緊急メール配信の機能が使えるように、その作業範囲内のみの権限に絞ったIDを付与しています。
また、人事部内でも、担当者の業務分掌によって権限を分けてIDを付与しています。具体的には、給与明細データ等をCSVデータ取込や公開ができる担当のIDのほかに、
給与明細の確認はできてもデータの更新はできない担当のID、パスワードを忘れたというような従業員からの問い合わせがあった際に対応できるような権限のみに絞ったIDなどです。
情報管理の面ではコンプライアンスも重要ですので、特にその部分の使い勝手がいいですね。
――今後の課題・要望
機能面の要望では、給与明細の明細レイアウト項目の最大文字数を増やしていただきたいです。今は入れられる文字数が少ないため、短縮した略称で入れるような形で対応しています。
文字数を増やしていただくか、文字のフォントサイズを小さくして表示される文字数を増やせるようにしていただけると嬉しいです。
また、細かいことなのですが、給与明細や賞与明細をアップする際の明細タイトル部分を毎月手入力で変更していますので、タイトルの標準設定が会社別にできるとありがたいです。
災害対策掲示板は、今はシンプルな機能ですが、使い方がもっと広げられるといいですね。たとえば、テンプレートやタイトルを変えたり、簡単なアンケートのような情報収集機能が
あったりすると更にいいかもしれませんね。この掲示板は、有事の際の機能ですから、現状の100文字の書き込みができるだけでも十分なのですが、もうちょっと汎用性があれば、
活用できる幅も広がるのかなと思います。欲張りで申し訳ありません。（笑）
クリックスさんには、こちらのちょっとした要望に対して、いつもスピーディーな対応をしていただいており、ありがたく思っています。今後、Pay-Lookの導入社数も多くなり、
営業担当の方もお忙しくなっていくかと思いますが、また気づくことがあれば、ご連絡をさせていただきますので、今までと変わらず対応していただければ幸いです。
――導入を検討される企業様へのメッセージをお願いします。
導入検討時を振り返ると、Pay-Lookは利用料がとても安かったため、正直、逆にサービス内容は大丈夫なのかという不安もありました。実際には、システムの使い勝手もよく、
従来のシステムからの移行も短い期間で円滑に行うことができました。安かろう悪かろうというサービスではありませんでしたので、安心してお使いいただけると思います。
また、災害掲示板は１つのポイントになると思います。
従業員数が、多くても少なくても、有事の際に一斉に緊急メールを送ることができる体制を、給与明細システムの導入によって整備できることはありがたいことだと思います。
給与明細をペーパーレス化できるということだけではなく、プラスαの機能の部分にも注目して検討していただくとよいのではないかと思います。